Arhivarea și procesul de organizare arhivă de HR are drept scop garantarea accesibilității informației, datelor, și documentelor pe termen lung, fie că vorbim despre motive juridice, fie că vorbim despre motive culturale sau istorice. În cadrul firmelor, documentele HR trebuie să fie organizate, păstrate și arhivate cu cea mai mare grijă.
O organizare arhivă de HR se poate face fie fizic, fie virtual. Fizic, înseamnă că trebuie să ai capacitatea de a păstra toate documentele în formatul lor de hârtie într-un loc unde sunt cele mai bune condiții de păstrare și organizare.
Trebuie să se poată folosi peste ani, de exemplu, dacă există un conflict cu un angajat, în cazul în care se fac anumite controale sau inspecții. Și regulile sunt clare atunci când vine vorba despre păstrarea lor:
- Trebuie să se păstreze minimum 5 ani: fișe de salariu, registrul unic de personal, contracte de muncă și modificări, observații, somații de la inspecția muncii și controale ale organelor specializate sau competente, declarații de accidente de muncă și toate documentele referitoare la controale ale asigurărilor sociale și ale sistemelor de pensii.
- Trebuie să se păstreze minimum 3 ani: documente privind contribuțiile la asigurările sociale și impozitele pe salarii, precum și evidența zilelor de lucru pentru angajații cu contracte pe perioadă determinată.
- Trebuie să se păstreze minimum 1 an: registrele privind orele de lucru, orele de gardă și compensațiile.
Virtual, înseamnă că trebuie să dematerializezi toate documentele tale pentru a le putea stoca online în cloud sau pe un server, cu ajutorul unor parteneri specializați.
Serviciile pentru organizare arhivă de HR
Să stochezi documentele tale în cloud pentru munca de zi cu zi este un lucru, dar să le organizezi foarte eficient și să le arhivezi este un alt lucru. Iată câteva soluții la care poți apela:
- Un seif digital
Este un instrument perfect, unul care stă în serviciul de dematerializare a proceselor de resurse umane, centralizând toate documentele angajaților într-un singur loc. Acest spațiu este personal, securizat și accesibil în permanență, chiar și în afara sediului companiei. Este conceput cu gândul la securitatea datelor și respectă standarde de reglementare foarte stricte.
- Gestionarea electronică a documentelor
Este un instrument consacrat gestionării fluxului de documente care permite descrierea și clasarea documentelor. De asemenea, simplifică partajarea informațiilor pentru gestionarea zilnică a documentelor.
Pentru ca un instrument de gestionare electronică a documentelor să fie considerat drept instrument de arhivare, trebuie să facă parte din cadrul unei soluții integrate cu un sistem de arhivare electronic.
- Sistemul de arhivare electronic
În acest caz, este vorba despre un instrument de păstrare, de organizare arhivă HR, de păstrare a documentelor sau informațiilor HR care permite garantarea disponibilitatea, confidențialitatea, integritatea și perenitatea documentelor. Documentele sunt unice, nu pot să fie distruse și pot servi drept dovadă în caz de litigiu.
Importanța păstrării documentelor de resurse umane
Documentele referitoare la resursele umane sunt printre cele mai importante pe care o companie trebuie să le păstreze, deoarece acestea conțin date cu caracter personal. De ce colectăm date HR? Aceste documente sunt, de fapt, dovezi și, ca atare, ți se poate cere să le prezinți pentru a soluționa litigiile cu angajații tăi, de exemplu, în cazul unei concedieri sau în cazul unei inspecții a inspectoratului muncii. Arhivele tale de resurse umane te vor ajuta, de asemenea, în gestionarea zilnică a departamentului de resurse umane sau pentru a răspunde la solicitările angajaților tăi.
Dacă dorești ca societatea ta să fie bine gestionată, este esențial să ai grijă să îți păstrezi arhivele de resurse umane în conformitate cu perioada de păstrare legală a acestora, care reprezintă perioada în care ți se poate cere să răspunzi la controalele administrative.
Întrucât fiecare document are propria perioadă de păstrare, este foarte important să apelezi la specialiști pentru a te ajuta să triezi arhivele de resurse umane și să te asiguri că păstrezi într-adevăr documentele pe care trebuie să le furnizezi ca probe legale.
Perioadele de păstrare recomandate sunt minime, dar poți alege să arhivezi anumite documente pentru o perioadă mai lungă. De exemplu, acestea pot fi utile pentru a răspunde la anumite solicitări ale angajaților tăi cu privire la cariera lor.
O bună organizare este esențială pentru arhivele de resurse umane
Îndosarierea, o organizare de arhivă HR și arhivarea reprezintă o parte importantă a departamentului de resurse umane al unei companii. Acesta trebuie să păstreze un volum foarte mare de documente și, în același timp, să fie capabil să le organizeze suficient de bine pentru a răspunde la o cerere specifică, găsind cu ușurință un anumit document.
Pentru a te ajuta să îți gestionezi și să îți arhivezi documentele de resurse umane, specialiștii care oferă aceste servicii, te asigură de o serie de soluții de organizare care se pot adapta la nevoile companiei tale. Cu o arhivare bine organizată, vei câștiga în eficiență și liniște pentru departamentul tău de resurse umane. De asemenea, se pot organiza chiar și sesiuni de formare pentru personalul tău pentru a le permite să gestioneze arhivarea documentelor de resurse umane în cel mai bun mod posibil.
Gestionarea arhivelor este o parte importantă a sistemului informațional al oricărei organizații. Organizațiile trebuie să aibă grijă de arhivele lor pentru a le asigura viabilitatea pe termen lung. Acest lucru va contribui la îmbunătățirea reputației și a poziției pe piață a organizației, asigurându-se în același timp că aceasta poate continua să furnizeze servicii pentru o perioadă lungă de timp.
Gestionarea arhivelor este procesul de gestionare, organizare și conservare a documentelor istorice. Se referă la crearea, stocarea și accesul la documente și alte materiale pentru utilizare și conservare pe termen lung.
Trebuie să te asiguri că toate informațiile și datele pe care dorești să le arhivezi și organizezi sunt arhivate în așa fel încât să poată fi recuperate de către personalul autorizat din cadrul organizației tale și că datele sunt sigure și fiabile. Ar trebui să fii întotdeauna conștient de cât timp va dura până când datele arhivate vor fi accesibile, cu riscurile asociate.
